En posts anteriores ya hemos hablado de la importancia de optimizar recursos en tu empresa o de cómo aumentar la productividad. Una herramienta muy útil para ello es el conocido sistema de gestión empresarial, el cual de está volviendo cada vez más imprescindible a la hora de manejar una empresa.
Llega un momento en toda empresa que la información que se maneja o los procesos que se elaboran son demasiados o tan complejos que seguir manejándolos manualmente puede afectar a cómo de efectiva es dicha empresa o incluso a la relación que mantienen con sus clientes.
Por ello, el pensar en implementar un sistema de gestión empresarial es siempre una buena decisión debido a todos los beneficios que puede aportar a un negocio. No solo administrativos, si no también en la captación de nuevos clientes o en la fidelización de los antiguos.
¿Qué es un sistema de gestión empresarial?
Un sistema de gestión empresarial es, básicamente, el método que sigue una empresa para organizar, administrar, procesar la información a través de una serie de procesos o procedimientos ya establecidos. Hoy en día, gracias a la llegada de la tecnología, somos capaces de automatizar esos procesos gracias a programas informáticos que facilitan su gestión.
Hay diversos tipos de softwares que se han desarrollado con este propósito y que hay ayudado a mejorar la forma en la que se llevaban a cabo determinados procesos o se procesaba la información dentro de un negocio.
→ Funciones de un sistema de gestión empresarial
Un sistema de gestión empresarial se elabora con el propósito de llevar a cabo una serie de funciones clave para la buena administración de una empresa. Este nos permite incorporar en un mismo sistema la información y los métodos de trabajo de diversos departamentos para lograr tener un negocio mucho más efectivo.
En ocasiones, el transmitir los datos o la información de una parte a otra de la empresa puede tomar bastante más tiempo del necesario y esta puede venir en diversos formatos o por distintos canales. Con estos sistemas de gestión empresarial podremos comunicar los datos de un departamento a otro de una forma más rápida y efectiva.
Otro de los propósitos de estos sistemas es la optimización de recursos de modo que, al mismo tiempo que salvamos tiempo también estamos ahorrando dinero al reducir la cantidad de recursos que necesitamos. Con todos los procesos unificados, seremos capaces de deshacernos de aquellos que eran innecesarios o que tomaban demasiada energía.
Un software de este tipo nos ayudará a planificar de una forma mucho más eficiente las decisiones que se toman y las acciones que se llevan a cabo dentro de la empresa. Se encargará de organizar o estructurarlas de forma que sea mucho más sencillo el realizarlas.
Finalmente, tal y como se ha mencionado anteriormente, otra de las funciones más relevantes de un sistema de gestión empresarial es el automatizar la comunicación y la organización de tu empresa con el fin de obtener unos mejores resultados en una cantidad menor de tiempo.
Tipos de sistemas de gestión empresarial
Al igual que no todas las empresas son iguales y tienen las mismas necesidades, no todos los sistemas de gestión empresarial cumplen las mismas funciones y trabajan de la misma manera. Dependiendo del tipo de negocio que se dirija, nos será más apropiado uno u otro.
→ ERP o Enterprise Resource Planning: sistemas de planificación de recursos empresariales
Estos son los softwares de sistema de gestión empresarial más conocidos y completos ya que dentro de ellos mismos se incorporan distintos tipos de aplicaciones que consiguen que se adapten mucho mejor a las necesidades de las empresas.
Este tipo de software se encarga básicamente de procesar todo tipo de operaciones internas y facilitar la automatización de procesos o el acceso a las distintas bases de datos que esta pueda tener. Tienen un carácter interno, ya que el consumidor o cliente no se ve involucrado en él.
→ CRM o Gestión de las Relaciones con Clientes
Este tipo de sistema está destinado a gestionar las relaciones con los clientes, analizar sus datos y también ayudará a incrementar las ventas ya que permite detectar y organizar las posibles necesidades de los consumidores y mejorar su fidelización al negocio.
Tiene una parte de atención al cliente que pretende mejorar la experiencia del cliente y conseguir, por tanto, que su confianza en la empresa aumente. Esto se debe a la comunicación efectiva y el contar con un sistema que esté enteramente enfocado en el cliente.
De este modo, almacena y selecciona la información más relevante para la empresa y automatiza procesos más repetitivos para hacer que el seguimiento de los leads sea más sencillo.
→ SRM o Supplier Relationship Management
Un Sistema SRM está centrado principalmente en la gestión de las operaciones relacionadas con los proveedores con el propósito de mejorar el suministro y reducir en tiempo y costes. Con esto se pretende conseguir una mejora de la comunicación y por ello mejorar al mismo tiempo los procesos que están involucrados.
Esto a su vez, permite que la relación entre los proveedores y la empresa sea mucho más personalizada y que ambos puedan conocer mucho mejor sus métodos de funcionamiento, los productos o la materia prima que se está intercambiando.
→ PMS o sistema de gestión de establecimientos hoteleros
Un PMS tiene un funcionamiento parecido al de un ERP solo que dispone de funciones especialmente integradas con el propósito de facilitar la gestión de hoteles. Es decir, llevan también las reservas, los registros o las salidas de los huéspedes, entre otras muchas funciones.
En definitiva, escogiendo un buen sistema de gestión empresarial que sea acorde con las necesidades de nuestro negocio conseguiremos mayores resultados con una inversión de esfuerzo, tiempo y dinero bastante menor. Se optimizará la comunicación, el acceso a la información de la empresa y también el funcionamiento de los procesos que tienen lugar dentro de ella.
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